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여행뉴스

여행사, 국외 연수 증빙 요구에 어려움 호소

여행사들이 국외 연수 증빙 요구의 다양성으로 어려움을 겪고 있다. 각 기관마다 다른 서류 요구가 문제로 지적된다.

By 김지훈 기자 여행뉴스 · 2026.10.12 · 5분 소요

국외 연수 증빙, 투명성은 지키되 기준은 통일해야
왜 여행사마다 다른 서류를 준비해야 하나
서류가 늘면 현장 대응력은 줄어든다
공통 증빙 목록과 사전 안내가 해법
엄격함보다 중요한 것은 예측 가능성
자주 묻는 질문(FAQ)

국외 연수 증빙, 투명성은 지키되 기준은 통일해야

공공기관과 대학의 국외 견학·연수에서 여행사들이 가장 자주 부딪히는 벽은 비행시간이 아니라 서류의 기준이다. 제가 보기엔 이 문제는 단순한 행정 불편이 아니다. 공금을 지키기 위한 증빙이 기관마다 제각각이면, 투명성을 높이려던 장치가 현장에서는 ‘서류 미로’로 바뀔 수 있다.

물론 증빙은 필요하다. 국민권익위원회는 2024년 12월 지방의회 243곳의 국외출장 실태를 점검한 결과, 항공권 조작과 여비 허위청구 등으로 항공료 18억 원과 체재비·목적 외 사용 5억 원이 넘는 문제가 확인됐다고 발표했다. 이런 사례 앞에서 증빙을 가볍게 보자는 주장은 설 자리가 없다.

왜 여행사마다 다른 서류를 준비해야 하나

문제는 증빙의 필요성이 아니라 요구 방식이다. 어떤 발주기관은 전자항공권 발행확인서와 세금계산서 중심으로 정산하는 반면, 다른 기관은 항공운임증명서, 예약 내역, 탑승 사실을 보여주는 자료까지 추가로 요구할 수 있다.

공공 회계는 지출 내역과 증빙자료의 일치 여부를 확인하는 구조로 운영된다. 한국대학사회봉사협의회가 제시한 해외사업 정산 안내도 영수증의 일자·금액·지출용도가 집행내역과 맞아야 하고, 항공권에는 보딩패스 원본을 붙이도록 안내한다. 기준이 엄격한 것 자체는 문제가 아니다. 같은 성격의 지출에 매번 다른 퍼즐을 맞추게 하는 것이 문제다.

실제 나라장터에 공개된 2026학년도 한 고등학교 국외 체험연수 위탁용역 공고를 보면 운임·숙박비·식비·입장료·보험료·가이드비·알선수수료를 총액계약에 포함하고, 계약 체결 때 산출내역서를 제출하도록 했다. 이처럼 계약 단계부터 비용 항목과 정산 방식이 세밀하게 달라지면 여행사는 기관별 요구사항을 별도로 관리해야 한다.

서류가 늘면 현장 대응력은 줄어든다

여행사 입장에서 증빙서류는 단순한 종이가 아니다. 항공사와 숙박업체, 현지 프로그램 운영기관에서 자료를 다시 받아 대조하고, 참가자 명단과 일정 변경 내역까지 맞춰야 하는 실무다. 일정이 촘촘한 국외 연수에서는 담당자 한 명의 시간이 서류 보완에 묶이는 순간 현장 대응력이 떨어진다.

저는 특히 ‘더 많이 내면 더 투명해진다’는 식의 행정 만능주의를 경계한다. 서류가 많다고 부정행위가 자동으로 사라지는 것은 아니다. 중요한 것은 종이의 양이 아니라 항공권 발권·결제·탑승·계약금액이 서로 맞물리는지 확인할 수 있는 체계다.

반대로 증빙이 부실하면 정산 불인정이나 환수로 이어질 수 있다. 해외사업 정산 안내에서도 집행증빙이 집행내역과 일치하지 않거나 목적 외로 사용된 금액은 환수 대상이 될 수 있다고 명시한다. 여행사들이 서류 기준에 민감할 수밖에 없는 이유다.

공통 증빙 목록과 사전 안내가 해법

해법은 의외로 거창하지 않다. 기관들이 국외 연수의 공통 증빙 목록을 먼저 정하고, 사업 특성에 따라 추가 자료를 요구하는 방식으로 바꾸면 된다. 기본 목록에는 계약서와 산출내역서, 전자항공권 발행확인서, 실제 결제자료, 세금계산서, 숙박·차량·프로그램 이용 증빙, 참가자 명단과 결과보고서를 포함할 수 있다.

추가 서류가 필요하다면 계약 전에 알려야 한다. 정산이 끝난 뒤 갑자기 새로운 증빙을 요구하는 방식은 행정의 예측 가능성을 무너뜨린다. 저는 발주기관이 입찰공고나 과업지시서에 증빙 목록과 인정 범위를 명확히 적는 것만으로도 상당한 혼선을 줄일 수 있다고 생각한다.

또한 기관 간 정보 공유도 필요하다. 지방자치단체 회계관리 규정이 예산 집행의 책임성과 투명성을 강조하는 만큼, 기관별 담당자가 서로 다른 기준을 고집하기보다 공통 서식과 전자 확인 체계를 마련해야 한다. 공금은 빈틈없이 지키되, 여행사가 서류 양식의 변주곡을 매번 새로 연주하게 해서는 안 된다.

엄격함보다 중요한 것은 예측 가능성

국외 연수 증빙은 느슨해져서는 안 된다. 다만 엄격함은 일관된 기준과 함께 갈 때 설득력을 얻는다. 국민권익위가 항공권 조작과 허위 여비 청구를 지적한 이유도 증빙을 없애자는 데 있지 않고, 증빙이 실제 지출과 맞는지 제대로 확인하자는 데 있다.

제가 보기에 여행사와 발주기관이 대립할 사안은 아니다. 발주기관은 공금의 감시자이고 여행사는 계약을 수행하는 실무자다. 두 주체가 같은 기준표를 보고 움직인다면 정산은 빨라지고, 부정행위가 끼어들 틈은 오히려 줄어든다.

결국 필요한 것은 서류의 무한 증식이 아니라 검증 가능한 최소 기준이다. 공공기관과 대학이 공통 증빙 목록, 사전 안내, 전자 확인 절차를 마련한다면 투명성과 업무 효율이라는 두 마리 토끼를 모두 잡을 수 있다. 토끼를 잡으려다 서류만 잡는 행정은 이제 끝낼 때가 됐다.